Onboarding virtuel et conduite du changement à l'ère numérique

Dans un monde de plus en plus numérique, les processus d'intégration des nouveaux collaborateurs évoluent rapidement pour s'adapter à cette ère technologique en constante mutation. L'onboarding virtuel et la conduite du changement deviennent des éléments cruciaux pour les entreprises cherchant à prospérer dans ce paysage digital. Dans cet article, nous explorerons comment ces deux aspects interconnectés jouent un rôle essentiel dans la création d'un environnement professionnel dynamique et adapté aux défis de l'ère numérique.

L'onboarding virtuel : l’intégration numérique des nouveaux collaborateurs

Grâce aux multiples applications disponibles sur le marché, les entreprises peuvent désormais offrir une expérience d'intégration immersive, même à distance. Cette approche permet non seulement de gagner du temps et des ressources, mais elle s'adapte également aux besoins des nouvelles générations de travailleurs habituées à l'instantanéité et à la connectivité numérique.

D’après une étude HCI, "38% des entreprises effectuent leur onboarding en ligne sur une plateforme d'onboarding".

La personnalisation de l’expérience grâce à la technologie

Avant et pendant le processus d'intégration, il est judicieux de choisir des plateformes et des outils de communication adaptés. Des logiciels de visioconférence, des plateformes de gestion de projet, et des systèmes de messagerie instantanée peuvent être des éléments clés pour faciliter la communication et la collaboration à distance.

Cependant, il ne faut pas uniquement se contenter de déployer une multitude d’outils. Il faut prendre en compte la personnalisation de l’expérience, qui est au cœur de l’onboarding à distance, car vous impliquez dès le début vos collaborateurs et vous permettez ainsi de comprendre leurs besoins. Vous serez alors capable de choisir les meilleures méthodes et les bonnes technologies pour les accompagner au sein de leur nouvel environnement numérique.

Lauren Smith, vice-présidente du département RH de Gartner, a déclaré en 2021 que “les organisations devraient créer des opportunités pour intégrer les nouvelles recrues dans la communauté existante et rendre le processus simple et transparent”, plutôt que de simplement mettre en lumière les difficultés de l’onboarding à distance.

La collaboration à distance

Suite à la pandémie et aux changements organisationnels dû en partie au télétravail, il semble aujourd’hui important de prioriser la connectivité plutôt que la productivité pour pallier ce manque d’engagement dans l’intégration des nouveaux collaborateurs. En effet, d’après une étude menée par Gartner, “les responsables RH indiquent que lorsque les employés comprennent et se sentent connectés à la culture de l'organisation, leurs performances s'améliorent jusqu'à 22 %”.

D’après Lucid, "88 % des employés en mesure de choisir leur lieu de travail déclarent se sentir plus impliqués dans leurs missions". En effet, certains collaborateurs rapportent une augmentation de la productivité lorsqu'ils travaillent à distance. La réduction des interruptions fréquentes au bureau, combinée à un environnement de travail personnalisé, peut contribuer à une meilleure concentration et efficacité.

L'onboarding virtuel à l’air du numérique : anticiper et accompagner

La transition vers un environnement de travail numérique ne se limite pas à l'intégration des nouveaux collaborateurs. La conduite du changement devient une composante cruciale pour aider les équipes existantes à s'adapter aux nouvelles technologies, processus et modes de travail.

D’après Recruitee, "environ 69 % des salariés seront plus enclins à rester dans une entreprise à long terme lorsque l'expérience d'onboarding est positive".

Communiquer et anticiper le manque d’interaction sociale

La technologie est un allié de choix dans l'intégration virtuelle des collaborateurs. Cependant, il ne faut pas négliger certaines personnes qui pourraient se sentir frustrées ou stressées face au numérique. Des instructions précises, des attentes bien définies et des canaux de communication ouverts garantissent une transition fluide et une compréhension approfondie de la culture d'entreprise, même à distance.

La transparence dans la communication offre aux nouveaux collaborateurs une visibilité sur les objectifs, les valeurs et les processus de l'entreprise, établissant ainsi une base solide pour leur engagement à long terme. En fournissant des informations claires sur les attentes, les responsabilités et les opportunités, les entreprises favorisent un sentiment d'appartenance, réduisent l'incertitude et créent un environnement où les nouveaux collaborateurs se sentent soutenus, connectés et prêts à contribuer dès le début de leur parcours professionnel virtuel.

Accompagnez continuellement vos collaborateurs dans la formation aux outils

Vous avez décidé de déployer des outils pour faciliter l’onboarding de vos collaborateurs. Vous devez alors prendre en compte dans cette conduite du changement, la nature évolutive de la technologie, qui nécessite un engagement constant envers le développement des compétences numériques. En offrant un soutien continu, vous vous assurez que vos équipes comprennent pleinement les outils nécessaires à leur travail quotidien, favorisant ainsi l'efficacité opérationnelle, l’innovation et la créativité.

Aujourd’hui il existe des plateformes d’adoption digitale comme AIDAXIS qui permettent d’assurer la maîtrise continue des applications web et logiciels desktop, tout en favorisant le bien-être numérique. Cet accompagnement permet non seulement aux collaborateurs de gagner en confiance dans leur utilisation des technologies, mais il contribue également à une culture d'apprentissage dynamique au sein de l'entreprise, où l'adaptabilité et la croissance continue sont encouragées.

D’après un article de TTS Digital Adoption Solutions, "les plateformes d'adoption digitale permettent d'accélérer la transformation digitale sans compromettre les performances, car les utilisateurs bénéficient d'une assistance directement au sein du processus de travail, ce qui réduit le taux d'erreur et améliore la productivité."

En investissant dans un accompagnement continu, les entreprises créent alors un environnement propice à l'autonomie et à la réussite des collaborateurs, renforçant ainsi leur contribution positive à l'équipe, même à distance.

Sources : 

HCI, Gartner, Lucid, Recruitee, AIDAXIS, TTS Digital Adoption Solutions